карта сайта
Справочник товаров и цен
  Добавить фирму Добавить прайс




Полезная информация / Порядок организации временного хранения документации Компании

Порядок организации временного хранения документации Компании


ООО ИК ""

 Введено в действие с
 "03" ноября 2003 г.
Инструкция

Порядок организации временного хранения документации Компании
Версия 1.0
г. Москва
2003г.
 
Предисловие

Разработано Впервые
Утверждено Распоряжение от «30» октября 2003 г. № 03-359-Р
Подразделение Управление делами
Изменено 
Подразделение 

 


Оглавление

1. Введение                 3
2. Общие положения 3
3. Организация кратковременного хранения документации 3
3.1. Прием-передача документации на хранение 3
3.2. Хранение документации 4
3.3. Использование документации 4
3.4. Обработка документации 4
3.5. Передача документации на хранение в Архив Компании и выделение к уничтожению 4
4. Приложения                                                                                                                           5

 
1. Введение
1.1. Настоящий документ устанавливает порядок организации централизованного кратковременного хранения документации в Московском офисе Компании и регламентирует организацию приема-передачи, хранения, использования и уничтожения документации, переданной на  временное хранение.
1.2. Нормативные ссылки:
? Стандарт Компании «Порядок работы с документами, поступающими от уполномоченных органов в ООО ИК «»;
? Стандарт Компании «Порядок организации архива Компании».
1.3. Принятые термины и обозначения:
? Компания – ООО ИК «».
? Документация – документированная информация, образующаяся в процессе деятельности работников Компании на бумажных и иных носителях информации (компактных машиночитаемых съемных носителях информации малого объема, например: компакт диски, дискеты, аудио- и видеокассеты и др.).
? Кратковременное хранение документации Компании – централизованное хранение документации служебного пользования Компании в специально оборудованном для хранения больших объемов документации помещении в Московском офисе Компании сроком не более шести месяцев.
? Пользователь – самостоятельное подразделение Компании, проектная группа, передающие на временное хранение рабочую документацию, образующуюся в процессе их деятельности.
1.4. В выполнении операций, указанных в данном документе, участвуют:
? Управление делами;
? Пользователи.
2. Общие положения
2.1. Централизованное кратковременное хранение документации Компании в Хранилище в соответствии с требованиями данного документа осуществляется Управлением делами.
2.2. При временном хранении документации осуществляются следующие действия:
? Прием-передача документации на хранение.
? Хранение документации;
? Предоставление доступа к документам для их использования.
? Обработка документации (классификация и систематизация, формирование дел, составление описей, реестров, картотек, баз данных).
? Передача документации в Архив Компании и выделение к уничтожению утратившей значение для Пользователя документации.
3. Организация кратковременного хранения документации
3.1. Прием-передача документации на хранение
3.1.1. Управление делами на основании письменного запроса в форме служебной записки принимает от Пользователя на кратковременное хранение документацию по акту приема-передачи.
3.1.2. Переданная Пользователем документация на основании акта приема-передачи ставится на учет в Журнале Учета поступления/выбытия (Приложение 1).
3.1.3. Переданная Пользователем документация размещается в коробах (контейнерах единого образца, предназначенных для хранения документации). Не допускается размещение в одном коробе документации разных Пользователей.
3.2. Хранение документации
3.2.1. Управление делами обеспечивает сохранность документации, переданной на кратковременное хранение, организует поддержание необходимых условий ее хранения.
3.2.2. По письменному запросу Пользователя документация, переданная на кратковременное хранение, возвращается и снимается с учета.
3.3. Использование документации
3.3.1. Документация, переданная на кратковременное хранение, может использоваться:
- сотрудниками Компании (представители сторонних организаций к данной документации не допускаются);
- уполномоченными органами в соответствии со Стандартом Компании «Порядок работы с документами, поступающими от уполномоченных органов в ООО ИК «».
3.3.2. Доступ к документации Пользователя предоставляется по его устному требованию непосредственно в момент обращения.
3.3.3. Пользователь может взять для использования переданную им на кратковременное хранение документацию, как полностью, так и частично. Сроки возврата документации определяет Пользователь.
3.3.4. Управление делами ведет учет всех запросов Пользователей, с отметкой об их исполнении (с указанием срока исполнения) или не исполнении в Журнале учета использования документов (Приложение 2). Запросы Пользователей исполняются с соблюдением очередности их поступления.
3.3.5. Пользователи в помещение, предназначенное для хранения документации, не допускаются. Доставка документации до мест размещения Пользователей не производится.
3.3.6. Запрещается несанкционированный доступ Пользователя к документам, переданным другими Пользователями.
3.4. Обработка документации
3.4.1. Управление делами по запросу Пользователя для оптимизации использования документации, переданной на кратковременное хранение, может производить:
- классификацию и систематизацию документации Пользователя (формирование документов на бумажных носителях в дела и оформление дел согласно требованиям Стандарта Компании «Порядок организации архива Компании»);
- составление справочно-поисковых документов к документации Пользователя (описей дел и документов, картотек, каталогов, полнотекстовой базы данных к документам).
3.5. Передача документации на хранение в Архив Компании и выделение к уничтожению
3.5.1. После истечения срока хранения документации в соответствии с требованиями Стандарта Компании «Порядок организации архива Компании» Пользователем производится:
- отбор документации и подготовка ее к передаче на хранение в архив, с составлением описи дел, передаваемых на хранение в архив;
- выделение документов к уничтожению. При этом составляется Акт о выделении к уничтожению дел (документов), на основании которого производится уничтожение данной документации.
3.5.2. По письменному запросу Пользователя подготовку его документации к передаче на хранение в архив Компании, а также выделение к уничтожению документов Пользователя может произвести Управление делами.
4. Приложения
Приложение 1 Форма журнала учета поступления/выбытия документов
Приложение 2 Форма журнала учета использования документов

 
Приложение 1
Форма журнала учета
поступления/выбытия документов

Журнал учета поступления/выбытия документов

 

 

 
Приложение 2
Форма журнала учета
использования документов

Журнал учета использования документов

 

 

 



Бизнес-справочник
цен на товары и услуги

Хотите разместить информацию и прайс Вашего предприятия на нашем сайте?

БЕСПЛАТНО!

Заявка на размещение




Новые прайс-листы

ООО "СтройПолимерКомплект"
г. Санкт-Петербург   76 поз.

ПКФ Торгсервисснаб
г. Екатеринбург   504 поз.

ООО "Ультрастрой"
г. Екатеринбург   5 поз.

ИП Михайлова
г. Тольятти   649 поз.

ТоргСервисСнаб
г. Екатеринбург   504 поз.

По всем вопросам обращайтесь: info@bizspr.ru

Полезная информация