карта сайта
Справочник товаров и цен
  Добавить фирму Добавить прайс




Полезная информация / ИНСТРУКЦИЯ ИЗГОТОВЛЕНИЕ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ

ИНСТРУКЦИЯ ИЗГОТОВЛЕНИЕ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ



ООО ИК «»   

 

 


ИНСТРУКЦИЯ ИЗГОТОВЛЕНИЕ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ

Разработал:
Согласовал:
Утвердил:
Распоряжение:
Введено в действие с:
Версия:
Ответственное подразделение:
Листов: Летуновская Т.Н./ Управление делами/ 18.03.2004
Плахотный П.Е./ Первый Вице-президент/22.03.2004
Брусенцев М.С. /Президент/29.03.2004
№ 04-087-Р от "29" марта 2004 г.
" 29 " марта 2004 г.
1.0
Дирекция административно-хозяйственного обеспечения
6
Москва 2004

СОДЕРЖАНИЕ
1. ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 2
2. СПИСОК ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ 2
3. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2
4. ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3
4.1. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВКИ НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ ВИЗИТОК 3
4.2. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ ВИЗИТОК 3
4.3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОСТАВЩИКОМ 3
4.4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЛАТЫ 3
4.5. ПРОВЕРКА СООТВЕТСТВИЯ МАКЕТА ВИЗИТОК ФИРМЕННОМУ СТИЛЮ 3
4.6. ОКОНЧАТЕЛЬНАЯ ПРОВЕРКА, ОРГАНИЗАЦИЯ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ВЫДАЧА 4
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ 4
6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ И ФОРМЫ 4
7. СПИСОК ИЗМЕНЕНИЙ 4
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 СХЕМА ПРОЦЕССА «ИЗГОТОВЛЕНИЕ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ» 5
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 КАРТА ПРОЦЕССА «ИЗГОТОВЛЕНИЕ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ» 6


1. ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящий Документ описывает порядок изготовления визитных карточек для сотрудников Компании.
1.2. Данная Инструкция действительна для всех сотрудников Головного офиса Компании.
2. СПИСОК ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ
Инициатор изготовления визитных карточек (далее Инициатор): Вице-президенты и руководители самостоятельных подразделений. В отдельных случаях Инициатором может быть Президент Компании.
Поставщик: организация или лицо, предоставляющее продукты и/или услуги (в данном документе органи-зация, осуществляющая печать визитных карточек).
ДАХО: Дирекция административно-хозяйственного обеспечения.
ДКМ: Дирекция корпоративного маркетинга.
УБУиО: Управление бухгалтерского учета и отчетности.
ФД: Финансовая дирекция
3. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1. Визитные карточки (далее - визитки) изготавливаются сотрудникам Головного офиса Компании, на-ходящимся в штате Компании и прошедшим испытательный срок.
3.2. Визитки изготовляются в соответствии с единым корпоративным стилем Компании (см. Распоряжение № 03-157-Р от «26» мая 2003 г.   «Об утверждении единого фирменного стиля Компании»).
3.3. Сотрудники Компании могут заказать односторонние визитки на русском или английском языках.
3.4. Изготовление визиток оплачивается из средств Компании с учетом следующих лимитов (см. Таблицу 1):
Должности сотрудников Количество
Президент, Первый Вице-президент, Вице-президенты без ограничений
Директора, начальники управлений, начальники отделов, советники 100 штук - 1 раз в квартал
Менеджеры, специалисты, работающие с клиентами (по решению руководителей самостоятельных подразделений) 100 штук - 2 раз в год
Таблица 1.
3.5. Деятельность по организации изготовления визиток для сотрудников Компании осуществляется на основании рамочного договора, заключаемого ДАХО с Поставщиком в соответствии со Стандартом «Порядок делопроизводства при заключении договоров».
4. ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4.1. Оформление заявки на изготовление визиток
4.1.1. При наличии потребности в визитных карточках Инициатор оформляет заявку в соответствии с Фор-мой «Заявка на изготовление визиток».
4.1.2. Заявка направляется на электронный адрес «Диспетчерская ДАХО» для формирования заказа визи-ток.
4.1.3. При необходимости срочного изготовления визиток в теме сообщения ставится отметка «СРОЧНО».
4.2. Формирование заказа на изготовление визиток
4.2.1. ДАХО консолидирует полученные заявки и формирует заказ на изготовление визиток.
4.2.2. Оформленный заказ направляется в ФД 1 раз в 2 недели при условии поступления заявок на изго-товление не менее 500 штук.
4.2.3. При необходимости срочного изготовления визиток, ДАХО оформляет и направляет заказ в ФД в течение 1 рабочего дня с момента поступления заявки.
4.3. Взаимодействие с Поставщиком
4.3.1. ДАХО после формирования заказа:
- направляет сформированный заказ Поставщику;
- запрашивает у поставщика счет на оплату и макет визиток (далее макет);
- на основании полученного счета на оплату заполняет Форму «Задание на платеж» в соответствии со Стандартом «Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании».
4.3.2. Счет на оплату и задание на платеж направляются в ФД, макет направляется на согласование в ДКМ.
4.4. Организация оплаты
4.4.1. Оплату производит УБУиО после получения счета на оплату и задания на платеж от ФД.
4.4.2. Оплата производится в соответствии со Стандартом «Порядок согласования, оформления и прове-дения платежей в Компании».
4.5. Проверка соответствия макета визиток фирменному стилю
4.5.1. ДКМ после получения от ДАХО макета:
- проверяет его соответствие шаблону корпоративного стиля в т.ч. правильность написания долж-ностей сотрудников, званий;
- направляет в ДАХО ответ о согласовании либо замечания по макету.
4.5.2. Срок проверки макета ДКМ составляет 1 рабочий день.
4.6.  Окончательная проверка, организация изготовления, выдача
4.6.1. ДАХО после получения согласованного ДКМ макета визиток и информации из УБУиО об оплате сче-та:
- проверяет макет по общим параметрам: отсутствия грамматических ошибок в написании ФИО со-трудника, должности, адреса Компании, корректности телефона, факса, электронного адреса, на-именования сайта Компании;
- направляет согласованный макет Поставщику для печати визиток;
- получает от Поставщика изготовленные визитки и комплект первичной документации (накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).
4.6.2. После получения визиток и первичных документов ДАХО организует выдачу визиток сотрудникам Компании в следующем порядке:
- подготавливает ведомость выдачи визиток;
- производит оповещение сотрудников и выдачу визиток под роспись.
4.6.3. Оформленные первичные документы и заполненная ведомость с подписями сотрудников в получении визиток передаются в УБУиО и ФД.
4.6.4. Проверка макета и направление Поставщику осуществляется в течение 1 рабочего дня. Оформление ведомости и оповещение сотрудников производится в течение 0,5 рабочего дня после получения первичных документов и визиток.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ
Матрица ответственности по процессу «Изготовление визитных карточек для сотрудников Компании»
№ Процедура/действие Ответственный исполнитель Соисполнитель Информируе-мое лицо
1. Оформление заявки на изготовление визиток Инициатор  
2. Формирование заказа на изготовление визиток  ДАХО  ФД
3 Взаимодействие с Поставщиком   ДАХО Поставщик ФД; ДКМ
4 Организация оплаты УБУиО ФД ДАХО
5 Проверка соответствия макета фирменному стилю ДКМ  ДАХО
6 Окончательная проверка, организация изготовления, выдача ДАХО Поставщик; УБУиО, ФД Сотрудники
6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ И ФОРМЫ
Распоряжение № 03-157-Р от 26.05.03 г.   «Об утверждении единого фирменного стиля Компании»
СТ Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании
СТ Порядок делопроизводства при заключении договоров
Ф  Заявка на изготовление визиток
Ф Задание на платеж
7. СПИСОК ИЗМЕНЕНИЙ
Версия Реквизиты утверждаю-щего документа Предмет изменения Дата ввода в действие
 Р -____ от ___
Инициатор  
Примечание: Ответственность за поддержание в актуальном состоянии данного документа, за проведение обучения его положениям и за определение периода его действия несет Директор по административно-хозяйственному обеспечению.
 
Приложение 1
Схема процесса «Изготовление визитных карточек для сотрудников Компании»
 
 
Приложение 2
Карта процесса «Изготовление визитных карточек для сотрудников Компании»
Наименование процесса Изготовление визитных карточек для сотрудников Компании
Цель Обеспечить сотрудников визитными карточками.
Вход Заявка на оформление визитных карточек.
Выход Визитные карточки, полученные сотрудниками Компании.
Владелец процесса Директор по административно-хозяйственному обеспечению
Менеджер Ответственный сотрудник ДАХО
Поставщик Организация – Поставщик полиграфических услуг
Потребитель Все сотрудники Компании
Контролируемые пара-метры Качество изготовления; количество заказываемых сотрудником визиток
Порядок отчетности по процессу Проставление визы на Актах при выполнении Заказа

 



Бизнес-справочник
цен на товары и услуги

Хотите разместить информацию и прайс Вашего предприятия на нашем сайте?

БЕСПЛАТНО!

Заявка на размещение




Новые прайс-листы

ООО "СтройПолимерКомплект"
г. Санкт-Петербург   76 поз.

ПКФ Торгсервисснаб
г. Екатеринбург   504 поз.

ООО "Ультрастрой"
г. Екатеринбург   5 поз.

ИП Михайлова
г. Тольятти   649 поз.

ТоргСервисСнаб
г. Екатеринбург   504 поз.

По всем вопросам обращайтесь: info@bizspr.ru

Полезная информация