карта сайта
Справочник товаров и цен
  Добавить фирму Добавить прайс




Полезная информация / Инструкция о порядке обращения и использования печатей и штампов Компании

Инструкция о порядке обращения и использования печатей и штампов Компании


 

ООО ИК «»
 Введено в действие с
 "05" декабря 2002 г.

Инструкция о порядке обращения и использования печатей и штампов Компании
(Версия 1.0)

Москва 2002 г.

 
Предисловие
Разработано Впервые
Утверждено Распоряжение от “02” декабря 2002 г. № 323-Р
Подразделение Управление делами
Изменено 
Подразделение 
Оглавление
1. Введение 3
2. Общие положения 4
3. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации печатей 5
4. Порядок простановки оттиска печати 9
5. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации штампов 9
6. Порядок простановки оттиска штампа 10
Приложение № 1 Форма Реестра печатей 11
Приложение № 2 Форма Реестра подписей уполномоченных лиц 12
Приложение № 3 Форма Акта приема-передачи печати 13
Приложение № 4 Форма Акта об уничтожении печати 14

 
1. Введение
1.1. Настоящая Инструкция разработана с целью упорядочения работы с печатями и штампами в Компании.
1.2. Нормативные ссылки:
? Федеральный закон № 14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98г.
? Распоряжение Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ «О создании в Московской регистрационной палате городского Реестра печатей» (с изменениями от 31 января 2001 г.).
? Стандарт Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утвержденный Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р.
1.3. Принятые термины и обозначения:
? Оригинал-макет печати (штампа) - проект печати (штампа), выполненный на бумажном носителе, с указанием формы и размеров печати (штампа), внутренних реквизитов;
? Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо. В Компании используются следующие виды печатей:
? Печать Компании - печать, содержащая полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование Компании на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации, при необходимости регистрационный номер печати.
? Печать специальная - печать для заверения отдельных документов (счетов, счетов-фактур, командировочных удостоверений и т.п.). Кроме реквизитов печати Компании она должна иметь надпись, как-то: «Для счетов», «Для командировок» и т.п.
? Печать функционального подразделения компании - кроме реквизитов печати Компании она должна иметь надпись, как-то: «Отдел кадров» и т.п.
? Штамп - это вид печати прямоугольной формы.
? Уполномоченное лицо - сотрудник компании, чья подпись на документе подлежит заверению печатью в соответствии с распоряжением о введении печати в действие. Уполномоченное лицо может подписывать документы на основании доверенности и/или организационных и распорядительных документов Компании.
? Подразделение-пользователь – самостоятельное подразделение Компании, которое использует печать (штамп) в процессе своей деятельности.
? Ответственное лицо – сотрудник подразделения-пользователя, ответственный за хранение и использование печати в соответствии с распорядительными документами Компании.
? Реестр печатей - перечень печатей, действующих и действовавших в компании с образцами оттисков, указанием подразделения-пользователя и ответственных лиц для каждой печати и информацией о текущем статусе печати;
? Реестр подписей уполномоченных лиц - список уполномоченных лиц, подписи которых подлежат заверению печатью с образцами их подписей; составляется для каждой печати;
1.4. В выполнении операций, указанных в данной Инструкции, участвуют:
? Исполнительная дирекция;
? Управление делами Исполнительной дирекции;
? Служба безопасности;
? Уполномоченное лицо (УЛ);
? Руководитель самостоятельного подразделения (РП);
? Инициатор изготовления печати (как правило, РП)
? Ответственное лицо (ОЛ).
1.5. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации печатей и штампов (п.3 настоящей Инструкции) и к порядку простановки оттиска печати и штампа (п.4 настоящей Инструкции):
2. Общие положения
2.1. Формы и размеры печатей и штампов
2.1.1. Круглая печать представляет собой окружность диаметром 38 - 42 мм.
2.1.2. Треугольная печать представляет собой равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм.
2.1.3. Штамп представляет собой прямоугольник со сторонами размером от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм.
2.1.4. Для внутреннего документооборота могут изготавливаться штампы иных форм и размеров.
2.2. Использование печатей и штампов
2.2.1. Печатью заверяются подписи уполномоченных лиц на документах, в соответствии с Распоряжением о введении печати в действие или другими распорядительными документами Компании. Правом простановки оттисков печатей обладают ответственные лица в соответствии со своими должностными инструкциями (если право простановки оттиска печати передается другим сотрудникам Компании, это оговаривается распорядительным документом). Печатью заверяются подписи от руководителя самостоятельного подразделения Компании и выше, действующих на основании своих полномочий или доверенностей, а также иных лиц, подписывающих документы на основании доверенностей.
2.2.2. Штампы используются в подразделениях Компании для упорядочения, упрощения или ускорения делопроизводства. Правом простановки штампов обладают сотрудники компании, в чьи обязанности входит обработка документов в соответствии с их должностными и рабочими инструкциями, Указаниями о введении штампов в действие и другими распорядительными документами Компании.
2.2.3. Инициатором процесса изготовления (уничтожения) печати (штампа), изменения области применения и утилизации может быть Президент, Вице-президент, руководитель самостоятельного подразделения или иное лицо, уполномоченное на это распорядительным документом.
2.2.4. Все печати закрепляются за ответственными лицами. Управление делами ведет Реестр печатей, используемых в Компании (Приложение 1), и Реестр подписей уполномоченных лиц (Приложение 2), подписи которых подлежат заверению Печатью Компании.
2.2.5. Реестры подписей уполномоченных лиц, подписи которых подлежат заверению специальными печатями и печатями самостоятельных подразделений ведутся подразделениями-пользователями данных печатей (ответственными лицами).
2.2.6. Учет штампов ведется в подразделении-пользователе.
2.3. Хранение печатей и штампов
2.3.1. Печати хранятся в сейфах ответственных лиц. Перемещение печати осуществляется только ответственными лицами на основании письменных распоряжений с обязательным составлением Акта приема-передачи печати (Приложение 3).
2.3.2. Ответственность за сохранность печати при перемещениях несут ответственные лица.
2.3.3. Требования к хранению штампов не устанавливаются. За сохранность вверенных им штампов отвечают руководители соответствующих отделов.
2.4. Изъятие из оборота печатей и штампов
2.4.1. Изъятые из оборота печати хранятся в Управлении делами в запечатанных конвертах в сейфе. Руководство Управления делами ежегодно проводит ревизию реестра для решения вопроса об уничтожении изъятых печатей.
2.4.2. Изъятые из оборота штампы могут храниться в подразделениях неограниченное время до их уничтожения. Невозможность их использования обеспечивается помещением штампа в запечатанный конверт. Конверты со штампами могут храниться в сейфе руководителя подразделения или в сейфе руководителя отдела (службы) использовавшей данный штамп.
2.5. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов.
2.5.1. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов, зарегистрированных в государственных регистрационных органах по месту нахождения Компании, осуществляется этими же органами, в установленном порядке. Об уничтожении печатей и штампов должен быть выдан документ, установленного образца.
2.5.2. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов, регистрация которых в государственных регистрационных органах по месту нахождения Компании не предусмотрена, осуществляется Компанией самостоятельно. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов производится путем необратимого механического повреждения той части штампа (печати), которая наносит оттиск на документ. Разрушение может проводиться любым способом, приводящим к необратимому изменению оттиска.
2.5.3. Акты об уничтожении (Приложение 4) составляются в 5 экземплярах. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии, у каждого из членов комиссии остается по одному экземпляру акта. Один экземпляр акта подшивается к распоряжению об уничтожении печати.
2.6. Проверка документов перед нанесением оттиска печати.
2.6.1. Проверка проводится на соответствие требованиям распоряжения о введении печати в действие и требованиям других нормативных и распорядительных документов Компании, применимых к проверяемому документу.
2.6.2. Обязательным условием проставления на документ оттиска печати является наличие на нем подписи соответствующего уполномоченного лица, если в Распоряжении о введении печати в действие не оговорено иное.
2.7. Простановка оттиска печати
2.7.1. При простановке печати используется синяя штемпельная краска.
2.7.2. Печатью Компании заверяются документы, которые включены в список документов, заверяемых указанной печатью, утвержденный распоряжением о введении печати в действие.
2.7.3. Не допускается проставлять печать на чистый лист (незаполненный документ) даже при наличии подписи соответствующего уполномоченного лица.
3. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации печатей
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1.  Подача заявки на изготовление печати  и разработка оригинал-макета Инициатор, срок не установлен Инициатор готовит:
• оригинал-макет печати  с указанием размеров и необходимых реквизитов печати ;
• пояснительную записку с обоснованием необходимости изготовления печати.
Документы направляются на согласование в рабочем порядке в Исполнительную дирекцию.
2.  Согласование оригинал-макета печати  Исполнительная дирекция, 2 рабочих дня Рассматривает представленный оригинал-макет печати  на предмет соответствия корпоративному стилю. При необходимости вносит изменения и дополнения. Направляет Инициатору заключение о согласовании проекта оригинал-макета печати.
Если согласно действующему законодательству печать требуется зарегистрировать в уполномоченных органах, то проводит процедуру согласования проекта оригинал-макета печати  в соответствующем гос.органе (срок согласования устанавливается соответствующим гос.органом).
3.  Подготовка проекта Распоряжения об изготовлении и введении печати  в действие Инициатор, 5 рабочих дней После согласования оригинал-макета Инициатор готовит проект Распоряжения об изготовлении и введении в действие печати , который должен содержать:
• обоснование необходимости изготовления печати,
• поручение Управлению делами об изготовлении печати,
• поручение Управлению корпоративных финансов о финансировании услуг по изготовлению печати с указанием источника финансирования;
• поручение Управлению бухгалтерского учета и отчетности о проведении оплаты услуг по изготовлению печати в соответствии со счетом изготовителя;
• дату введения печати  в действие;
• список документов, заверяемых данной печатью;
• перечень ответственных лиц;
• перечень уполномоченных лиц;
• поручение Управлению делами о регистрации печати в регистрационных органах государственной власти (при необходимости);
• поручение Управлению делами о внесении печати в Реестр печатей Компании.
Если печать вводится взамен старой печати, то в проекте распоряжения отдельным пунктом указывается дата, с которой отменяется действие старой печати .
4.  Выпуск Распоряжения об изготовлении и введении печати  в действие Инициатор, срок установлен В соответствии со Стандартом Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утв. Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р.
Данное Распоряжение согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля.
Согласованный проект Распоряжения об изготовлении и введении печати  в действие направляется на утверждение.
5.  Изготовление печати  Управление делами, 5 рабочих дней со дня оплаты счета После регистрации распоряжения «Об изготовлении и введении печати  в действие» Управление делами размещает заказ на изготовление печати  в соответствие с утвержденным оригинал-макетом.
Получает от изготовителя печати  счет на выполнение услуг по ее изготовлению, оформляет задание на платеж.
6.  Передача печати  ответственному лицу Управление делами, срок 1 рабочий день после получения готовой печати  После получения готовой печати снимает оттиск и вносит печать в Реестр, после чего передает печать ответственному лицу, указанному в Распоряжении, по акту приема-передачи (см. Приложение 3). Вместе с печатью ответственному лицу передается копия Распоряжения о введении печати  в действие.
7.  Регистрация печати в уполномоченных органах (при необходимости) Управление делами, 10 рабочих дней, после изготовления Если согласно действующему законодательству печать требуется зарегистрировать в уполномоченных органах, то Управление делами проводит соответствующую процедуру регистрации.
8.  Хранение печати  ОЛ, срок не установлен Ответственное лицо хранит печать в выделенном ему сейфе. Изъятые печати хранятся в запечатанных конвертах вместе с копиями Распоряжений об изъятии в архиве Управления делами.
9.  Внесение изменений в область применения печати  РП, срок не установлен Изменения (дополнения) в область применения печати  вводятся путем внесения изменений в Распоряжение об изготовлении и введении в действие печати  в соответствии со Стандартом Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утв. Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р. К таким изменениям в области действия печати  относятся:
• изменения списка уполномоченных лиц
• изменение списка ответственных лиц
• изменение списка документов, заверяемых данной печатью
Данное Распоряжение согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля.
10.  Передача печати  новым ответственным лицам РП, срок не установлен В соответствии со Стандартом Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утв. Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р, инициирует подготовку Распоряжения о внесении изменений в Распоряжение об изготовлении и введении в действие печати , которое должно содержать:
• дату изъятия печати
• список новых ответственных лиц.
Данное Распоряжение согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля.
Передача печати  осуществляется по акту приема-передачи (Приложение 3).

11.  Изъятие печати  Управление делами, срок не установлен Издается Распоряжение об изъятии печати . Основанием для изъятия может служить:
• изменение области применения печати ;
• истечение срока действия печати , утвержденного Распоряжением о вводе печати  в действие;
• служебная записка от руководителя подразделения или курирующего Вице-президента с обоснованием причин изъятия печати ;
• отмена Распоряжения о введении печати  в действие.
Ответственное лицо передает представителю Управления делами печать по акту приема-передачи (Приложение 3), немедленно после получения распоряжения об изъятии печати .
Управление делами вносит соответствующее изменение в Реестр печатей Компании.
12.  Подготовка Распоряжения об уничтожение печати  Инициатор, срок не установлен Основанием для уничтожения печати  служит Распоряжение, подготовленное Инициатором изготовления печати . Распоряжение об уничтожении печати  согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля
13.  Уничтожение печати , зарегистрированной в государственных регистрационных органах Управление делами, срок установлен Распоряжением Направляет в государственный регистрационный орган заявление об уничтожении печати .
Передает в государственный регистрационный орган печать, подлежащую уничтожению.
Получает в государственном регистрационном органе документ, удостоверяющий факт уничтожения печати , который прилагается к Распоряжению об уничтожении печати . Копия документа направляется для информации в Управление делами и Службу безопасности
14.  Уничтожение печати , не зарегистрированной в государственных регистрационных органах Управление делами, срок установлен Распоряжением Для уничтожения печати  создается комиссия в составе:
• Представителя Исполнительной дирекции
• Представителя Управления делами
• Представителя Службы безопасности
• Представителя Службы внутреннего контроля
• Ответственного лица (Представителя подразделения-пользователя при невозможности включения в состав комиссии Ответственного лица)
При уничтожении печати  составляется акт (Приложение 4).

15.  Внесение записей в Реестр печатей Компании Управление делами, 1 рабочий день после получения документа об уничтожении печати  На основании документа государственного регистрационного органа или акта комиссии об уничтожении печати  производит соответствующую запись в Реестре печатей Компании.
4. Порядок простановки оттиска печати
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1.  Проверка документа, предъявленного для заверения ОЛ, срок 1 рабочий день Предъявленный документ проверяется на соответствие требованиям Распоряжения о введении печати  в действие. В обязательном порядке производится проверка следующих параметров:
• соответствие документа, заверяемого печатью, типу документа, указанному в распоряжении о введении печати  в действие;
• наличие всех необходимых виз и подписей уполномоченных лиц, в соответствие с действующими Стандартами;
• соответствие подписей уполномоченных лиц образцам подписей, внесенных в Реестр подписей уполномоченных лиц.
2.  Простановка оттиска печати  на документе ОЛ, непосредственно после проверки документа В случае удовлетворительного результата проверки документа ответственное лицо проставляет оттиск печати  в соответствующем месте документа.
Оттиск печати должен частично закрывать подпись уполномоченного лица, за исключением документов, на которых закрытие, в том числе частичное, подписи уполномоченных лиц не допускается (банковские и т.п. документы).
5. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации штампов
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1.  Изготовление оригинал-макета штампа Инициатор Организуется разработка оригинал-макета штампа. Заявка на изготовление штампа в виде служебной записки на имя Исполнительного директора, с приложением оригинал-макета штампа, направляется на согласование в исполнительную дирекцию.
2.  Согласование оригинал-макета штампа Исполнительная дирекция, срок 2 рабочих дня Рассматривает представленный оригинал-макет штампа на предмет соответствия корпоративному стилю. При необходимости вносит изменения и дополнения.
После согласования направляет Заявку на изготовление штампа в Управление делами для размещения заказа на изготовление штампа. Инициатору направляется заключение о согласовании проекта оригинал-макета штампа.
3.  Изготовление штампа Управление делами, срок 5 рабочих дней Размещается заказ на изготовление штампа в соответствии с утвержденным оригинал-макетом.
Получает от изготовителя штампа счет на выполнение услуг по его изготовлению, оформляет задание на платеж.
Изготовленный штамп передается руководителю подразделения-пользователя под расписку.
4.  Хранение штампа ОЛ, срок не установлен Ответственное лицо хранит штамп в выделенном ему сейфе.
5.  Изъятие и уничтожение штампов РП, срок не установлен Решение об изъятии штампа принимает руководитель подразделения-пользователя.
Изъятые штампы передаются на хранение в Управление делами.
Уничтожение штампов производится в присутствии 3 сотрудников подразделения. Об уничтожении штампов составляется акт.
Акт об уничтожении хранится у руководителя подразделения.
6. Порядок простановки оттиска штампа
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1.  Проверка предъявленного документа ОЛ, срок не установлен Сотрудник компании проверяет предъявленный документ на соответствие требованиям Указания о введении штампа в действие. В обязательном порядке проверяется соответствие документа типу документа, для которого может быть использован данный штамп
2.  Простановка оттиска штампа на документе ОЛ, срок не установлен В случае удовлетворительного результата проверки документа сотрудник компании проставляет оттиск штампа в соответствующем месте документа.

 
Приложение № 1
Форма Реестра печатей
Реестр печатей

№ п/п Наименование печати Подразделение-пользователь Ответственные лица Статус печати Документы, подлежащие заверению Оттиск печати

 
Приложение № 2
Форма Реестра подписей уполномоченных лиц
<Наименование печати>

 

<Оттиск печати>

 

Реестр подписей уполномоченных лиц

№ п/п Фамилия, имя, отчество Должность Полномочия по подписанию документов Подтверждение полномочий Срок действия полномочий Образец подписи

 
Приложение № 3
Форма Акта приема-передачи печати
АКТ
«__»______________200_ г.

Мы, нижеподписавшиеся, _____________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
составили настоящий акт о том, что_____________________________________________
ФИО
передал (а), а________________________________________________________________
ФИО
принял (а)___________________________________________________________________
наименование печати, основание передачи
Ответственный за хранение и использование печати ______________________________
Должность, ФИО
___________________________________________________________________________
Оттиск передаваемой печати:

 

Подписи: 
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
 
Приложение № 4
Форма Акта об уничтожении печати
АКТ
«__»______________200_ г.

Мы, нижеподписавшиеся, _____________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
составили настоящий акт о том, что в нашем присутствии была уничтожена___________
____________________________________________________________________________
наименование печати, основание передачи
Оттиск уничтожаемой печати:

 

Подписи: 
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись

 



Бизнес-справочник
цен на товары и услуги

Хотите разместить информацию и прайс Вашего предприятия на нашем сайте?

БЕСПЛАТНО!

Заявка на размещение




Новые прайс-листы

ООО "СтройПолимерКомплект"
г. Санкт-Петербург   76 поз.

ПКФ Торгсервисснаб
г. Екатеринбург   504 поз.

ООО "Ультрастрой"
г. Екатеринбург   5 поз.

ИП Михайлова
г. Тольятти   649 поз.

ТоргСервисСнаб
г. Екатеринбург   504 поз.

По всем вопросам обращайтесь: info@bizspr.ru

Полезная информация