карта сайта
Справочник товаров и цен
  Добавить фирму Добавить прайс




Полезная информация / О создании архива Компании

О создании архива Компании


Приложение № 1
к Распоряжению от 17.06.02. № 128-Р
«О создании архива Компании»
ООО «»
Введено в действие с
17  июня 2002 г.
Порядок организации архива Компании
Версия 1.0
г.Москва
2002 г.
 
Оглавление

 

1. Общие положения 3
2. Отбор документов для передачи в Архив 3
3. Передача документов из подразделений на хранение в Архив 3
4. Учет и обеспечение сохранности документов, переданных в Архив 4
5. Использование документов Архивного фонда Компании 5
Приложение № 1. Перечень документов, подлежащих передаче в Архив 6
Приложение № 2. Форма Титульного листа дела 7
Приложение № 3. Форма Листа-заверителя дела 8
Приложение № 4. Форма Внутренней описи дела 9
Приложение № 5. Форма Описи дел 10
Приложение № 6. Форма Запроса о выдаче документов 12


 
1. Общие положения
1.1. Настоящий Стандарт разработан с целью организации централизованного специализированного ответственного хранения документации Компании на бумажных носителях, образовавшихся в процессе деятельности ее подразделений, имеющих долгосрочное (более 1-го года) практическое значение для деятельности Компании, и ее использования сотрудниками Компании.
1.2. Принятые термины и обозначения:
? Компания - ООО "СИБИНТЕК".
? Архивный фонд - совокупность документов, представляющих значимость для дальнейшей деятельности Компании и, вследствие этого, отобранных на длительное (свыше 1-го года) хранение после завершения их делопроизводством.
? Архив – помещение, предназначенное и специально оборудованное для хранения Архивного фонда; подразделение Управления делами Исполнительной дирекции, в функции которого входит формирование, учет, организация использования и обеспечение сохранности документов Архивного фонда.
? Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, авторам и др.), и оформленных в установленном порядке. Дело является единицей хранения и учета документов на бумажных носителях в Архиве.
1.3. В выполнении операций, указанных в данном Стандарте, участвуют:
? Управление делами;
? Архив Управления делами;
? Самостоятельные подразделения Компании
1.4. Настоящий Стандарт устанавливает требования к:
? отбору документов для формирования Архивного фонда Компании,
? формированию и оформлению дел, передаваемых на хранение в Архив,
? организации хранения, учета и использования документов, переданных в Архив.

2. Отбор документов для передачи в Архив
2.1. Отбор документов на хранение в Архив Компании производится в соответствии с Перечнем документов, составляющих Архивный фонд Компании, с указанием сроков их хранения в Архиве (Приложение 1). В Перечень включаются документы, которые целесообразно хранить более 1-го года, исходя из требований законодательства РФ и внутренних потребностей Компании, кроме документов, содержащих сведения, являющиеся государственной или коммерческой тайной.
2.2. Документы, включенные в Перечень, составляют Архивный фонд Компании и подлежат передаче на хранение в Архив Компании.
2.3. Документы, не включенные в Перечни документов, на хранение в Архив не передаются.

3. Передача документов из подразделений на хранение в Архив
3.1. Документы, включенные в Перечни, подлежат передаче в Архив после завершения их делопроизводством, формирования и оформления их в дела.
3.2. Передача документов в Архив производится на основании Распоряжения Президента Компании.
3.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
? В дело следует включать по одному экземпляру каждого документа.
? В дело включаются документы одного календарного года (исключение составляют дела, сформированные по тематическому признаку (например, документы по реализации проекта), личные дела сотрудников Компании).
? Документы различных сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела.
? Дело должно содержать не более 250-300 листов.
? В дело подшиваются подлинники документов, в случае их отсутствия - копии.
? Приложения к документам помещаются вместе с самими документами. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том.
? Внутри тома документы следует располагать: входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления; также документы могут группироваться по темам, авторам и др.
? Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
? Лицевые счета по заработной плате сотрудников Компании группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.
3.4. Полное оформление дела предусматривает:
? Оформление документов дела в твердую обложку, например, в папку-скоросшиватель типа "Corona"; при этом металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.
? Оформление Титульного листа дела по установленной форме (Приложение 2).
? Проставление даты дела на титульном листе (число/месяц/год); датой дел, содержащих управленческую документацию, являются крайние даты документов дела.
? Нумерацию листов в деле арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста документа.
? Составление Заверительной надписи дела на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 3); заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
? Составление, в необходимых случаях, Внутренней описи документов дела. Для учета документов определенных категорий дел, содержащих особо ценные документы, на отдельном листе составляется Внутренняя опись документов дела (Приложение 4).
3.5. Неправильно оформленные дела в архив не принимаются и подлежат переоформлению.
3.6. Дела, передаваемые из подразделения на хранение в Архив, включаются в опись дел (Приложение 5). Опись составляется сотрудником подразделений, ответственными за передачу дел в Архив, в 2-х экземплярах.
3.7. Опись подписывается руководителем подразделения и утверждается Управляющим делами.
3.8. При передаче дел на втором листе (обороте) каждого экземпляра Описи указывается количество фактически принятых дел, подписи сотрудника, передавшего дела, и сотрудника Архива, принявшего дела.
3.9. Передача дел осуществляется в соответствии со сроками передачи, указанными в Перечне (Приложение 1). Доставка дел в Архив осуществляется сотрудниками подразделения.
3.10. Сотрудник Архива подразделениям методическую помощь по составлению описей дел, передаваемых на архивное хранение.

4. Учет и обеспечение сохранности документов, переданных в Архив
4.1. Учет документов Архива.
4.1.1. Единицей учета документов, переданных в Архив, является дело. Внутри дела документы учитываются полистно.
4.1.2. Основными учетными и справочными документами Архива являются описи дел, переданных на архивное хранение.
4.1.3. Описи дел регистрируются в Журнале поступления и выбытия документов Архива (ведется в электронном виде). Регистрация описей осуществляется сотрудником Архива.
4.2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда
4.2.1. Для обеспечения сохранности документов Архива доступ в помещение Архива ограничен. Беспрепятственный доступ в рабочее время (с правом получения ключа от помещения) разрешен сотруднику Архива и его вышестоящим руководителям.
4.2.2. Помещение Архива оборудуется металлическими стеллажами и другим требуемым архивным оборудованием. Сотрудник Архива обеспечивает оптимальные условия хранения документов. Помещение Архива оборудуется охранной сигнализацией, средствами пожаротушения.
4.2.3. Документы в помещении Архива размещаются в шкафах на полках, по возможности, в картонных коробах.
4.2.4. Документы, указанные в пп. 1.1. – 1.4 Перечня документов, составляющих Архивный фонд (Приложение 1), являются документами особой значимости и подлежат обособленному хранению (в сейфах, сейфовых шкафах).
4.2.5. Организация охраны помещения Архива осуществляется Службой безопасности.
4.2.6. В случае необходимости, для контроля за сохранностью документов Архива, проводятся проверки наличия документов. Проверки проводятся Управлением делами совместно со Службой безопасности.

5. Использование документов Архивного фонда Компании
5.1. Архивист обеспечивает использование и ведет учет использования документов Архива Компании.
5.2. Для получения доступа к документам Архивного фонда необходимо оформить Запрос по установленной форме (Приложение 6) в электронном виде.
5.3. В случае необходимости получения во временное пользования подлинников документов, в Запросе должен быть указан срок предполагаемого возврата документов.
5.4. Запрос по электронной почте с почтового ящика Руководителя подразделения, которому требуются документы (инициатора Запроса), направляется на почтовый ящик «Управление делами ООО «Сибинтек» - Регистрация договоров» на утверждение Управляющего делами.
5.5. Запросы на выдачу документов или их копий (в т.ч. нотариально заверенных), указанных в пп. 1.1. – 1.4 Перечня документов, составляющих Архивный фонд (Приложение 1), утверждаются Исполнительным директором.
5.6. Запросы на использование иных документов Архива утверждаются Управляющим делами
5.7. Запрос о выдаче документов Архива утверждается в течение одного рабочего дня и направляется в Архив к исполнению.
5.8. Срок исполнения Запроса – один рабочий день. Документы выдаются только сотруднику подразделения, указанному в Запросе.
5.9. При выдаче документов Архива Запрос выводится на печать и на втором листе (обороте) Запроса расписываются сотрудник Архива, выдающий документы и сотрудник, получающий документы по данному Запросу.
5.10. Копии документов изготавливаются сотрудником Архива в течение одного рабочего дня с момента получения Запроса.
5.11. В случае невозможности выполнить Запрос сотрудник Архива в течение одного рабочего дня направляет в подразделение сообщение с указанием причин невыполнения Запроса.
5.12. Регистрация Запросов осуществляется сотрудником Архива в Журнале использования документов Архива (ведется в электронном виде), с указанием:
? при выдаче подлинников документов - срока их возврата
? при выдаче копий документов – их количества.
5.13. В случае если документ не возвращен в срок, указанный в Запросе, сотрудник Архива должен на следующий рабочий день после истечения срока возврата документа в Архив уведомить о происшедшем Управляющего делами и Службу безопасности.
5.14. В случае необходимости предоставления доступа к документам Архивного фонда Компании уполномоченным государственным органам осуществляется согласно Стандарта Компании «Порядок работы с документами, поступающими от уполномоченных органов в ООО ИК «Сибинтек», утвержденного Распоряжением от 22.11.01 № 165.
 
Приложение № 1
Перечень документов, составляющих Архивный фонд Компании
№№ пп Наименование документов Подразделения-образователи документов Срок хранения
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
 Протоколы коллегиальных органов управления (собраний участников, совета директоров) Исполнительная дирекция Постоянно
 Переписка по основным вопросам деятельности Компании Исполнительная дирекция 5 л.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ
 Устав и изменения к нему Исполнительная дирекция Постоянно
 Учредительный договор и изменения к нему Исполнительная дирекция Постоянно
 Свидетельства о регистрации (перерегистрации), уведомления, разрешения, справки о постановке Компании на учет в федеральных, региональных, местных органах государственной власти Исполнительная дирекция Постоянно
 Штатное расписание и изменения к нему Отдел кадров ООО «ЮКОС-Москва» ? Постоянно
 Договор (контракт) о правах и обязанностях с руководителем (Президентом) Компании Исполнительная дирекция Постоянно
 Положения о Совете директоров, Ревизионной комиссии, обособленных структурных подразделениях (филиалах) Исполнительная дирекция Постоянно
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
 Свидетельства о государственной регистрации  прав собственности и иных вещных прав на недвижимое имущество Компании (здания, сооружения, земельные участки) Управление бух. учета и отчетности Постоянно
 Свидетельства о регистрации объектов интеллектуальной собственности (товарных знаков, программ для ЭВМ и т.д.) Исполнительная дирекция Постоянно
 Документы (лицензии, сертификаты, свидетельства, разрешения и пр.) по лицензированию (аттестации, сертификации) деятельности Компании Исполнительная дирекция Постоянно
 Документы (постановления, определения, решения, заключения и т.д.) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера Исполнительная дирекция Постоянно
 Доверенности на совершение от лица и по поручению Компании действий, имеющих правовые последствия Исполнительная дирекция 5 л.
 Договоры (контракты, соглашения и т.д.) с юридическими лицами и предпринимателями без образования юридического лица, и приложения к ним (дополнительные соглашения, задания, спецификации, поручения, акты сверок, акты выполненных работ, накладные, отчеты, служебные записки, счета) Управление бух. учета и отчетности 5 л.
КОНТРОЛЬ
 Заключения аудитора (аудиторской фирмы) Управление бух. учета и отчетности Постоянно
УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
 Бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность (балансы и приложения к ним, расчеты, регистры, налоговые декларации, справки, отчеты и пр.) Управление бух. учета и отчетности Постоянно
 Карточки сверок с Инспекцией Министерства РФ по налогам и сборам Управление бух. учета и отчетности Постоянно
 Положение об учетной политике Компании и приложения к нему Управление бух. учета и отчетности Постоянно
 Налоговые карточки физических лиц Управление бух. учета и отчетности Постоянно
 Книги покупок и книги продаж со счетами-фактурами Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Лицевые счета работников Компании Управление бух. учета и отчетности 75 л.
 Индивидуальные карточки по начислению Единого социального налога Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Табели учета рабочего времени Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Расчетно-платежные ведомости по выплате заработной платы Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Листы о временной нетрудоспособности работников Компании Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Отчеты в Государсвенную налоговую инспекцию, Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и документы к ним (декларации, расчеты, ведомости) Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Персонифицированные отчеты в Пенсионный фонд РФ Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Документы (Заявления, записки-расчеты) об удержании из заработной платы, о выплате отпускных и выходных пособий и др. Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Акты ввода в эксплуатацию основных средств, материалов Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Документы складского учета (приходные ордера, товарно-транспортные накладные, требования-накладные) Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Акты на списание основных средств, материалов Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Книга учета выдачи доверенностей на получение (передачу) товарно-материальных ценностей Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Оборотно - сальдовые ведомости, карточки по счетам учета товарно-материальных ценностей Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей, сличительные ведомости Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Выписки Банка с приложениями (платежные поручения) Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Счета, оплаченные с приложениями (задания на платеж, служебные записки) Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Кассовая книга Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Отчеты кассира с приложениями (приходные и расходные ордера) Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Авансовые отчеты о расходовании денежных средств на представительские, командировочные, хозяйственные расходы и приложения к ним (первичные документы) Управление бух. учета и отчетности 5 л.
 Ведомости-расшифровки по телефонным разговорам Управление бух. учета и отчетности 5 л.
РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ
 Приказы по личному составу Отдел кадров ООО «ЮКОС-Москва» 75 л.
 Приказы по личному составу о предоставлении отпусков, взысканиях Отдел кадров ООО «ЮКОС-Москва» 5 л.
 Личные дела уволенных работников Отдел кадров ООО «ЮКОС-Москва» 75 л.
 Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) Отдел кадров ООО «ЮКОС-Москва» 75 л.
 Трудовые книжки уволенных работников (не востребованные) Отдел кадров ООО «ЮКОС-Москва» 75 л.
 Договоры оказания услуг с физическими лицами и приложения к ним (задания, отчеты, акты и пр.) Управление бух. учета и отчетности 75 л.
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
 Пропуска на внос (вынос) товарно-материальных ценностей Управление бух. учета и отчетности 3 г.
ЭКСПЛУАТАЦИЯ ЗДАНИЙ, ПОМЕЩЕНИЙ
 Паспорта зданий (сооружений), выданные Бюро технической инвентаризации Сервис-центр «Интерград» Постоянно
 Переписка с организациями-арендаторами по вопросам эксплуатации помещений Сервис-центр «Интерград» 3 г.
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
 Документы (техническое задание, отчеты (предпроектного исследования, о реализации проекта или его этапов, переписка), описания, планы-схемы и т.п.) по реализации завершенных проектов Компании Самостоятельные подразделения, реализующие проекты Постоянно
 Документы (аналитические, докладные и информационные служебные записки, обзоры, справки, сводки, сведения) по основной специфической деятельности самостоятельных подразделений, представляемые руководству Компании Самостоятельные подразделения До минования надобности
 Переписка с федеральными, региональными, местными органами государственной власти, со сторонними юридическими лицами по основной специфической деятельности самостоятельных подразделений Самостоятельные подразделения До минования надобности


 
Приложение № 2
Форма Титульного листа дела

 

ООО «»
__________________________________________________
Наименование самостоятельного подразделения


ДЕЛО № ______ том №__

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
заголовок дела (тома, части)
 Начато:_________________
Окончено:_______________


На листах:_______________
Хранить:________________

 
Приложение № 3
Форма Листа-заверителя дела

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____________________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________листа (ов)
цифрами и прописью

в том числе:
литерные номера ____________________________________________________;
пропущенные номера _________________________________________________;
листов внутренней описи ____________________________________________;
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
 
 
 

Наименование должности
сотрудника подразделения Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.
 
Приложение № 4
Форма Внутренней описи дела

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ


документов дела № ______
Том №__________________
№ п/п Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание
    
    
    

Итого документов_____________________________________________
цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи____________________________
цифрами и прописью

Наименование должности
сотрудника подразделения Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.
 
Приложение № 5
Форма Описи дел

 

ООО «»
________________________________________________________
наименование самостоятельного подразделения

УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
Подпись Расшифровка
"__" ________________ 200__г.

ОПИСЬ №________

№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
      


В данную опись внесено _________________________________________ дел с № _____ по № ______,
цифрами и прописью
в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________;
пропущенные номера: ________________________________________________

Составитель описи:

Наименование должности
сотрудника подразделения Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.

Наименование должности
Руководителя самостоятельного подразделения Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.
 
Приложение № 5
Форма Описи дел
лист 2 (оборот)
Итого принято ___________________________________________________________ дел
цифрами и прописью
Передачу произвел:

Наименование должности
сотрудника подразделения Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.

 

Прием произвел:

Архивист Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.
 
Приложение № 6
Форма Запроса о выдаче документов Архива

 

ООО "СИБИНТЕК"

УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
Подпись Расшифровка
"__" ________________ 200__г.

ЗАПРОС
о выдаче документов Архива

В связи с ____________________________________________________________
обоснование необходимости
прошу Вас разрешить выдачу (нужное оставить, остальное убрать)
? подлинников документов во временное пользование сроком до _(указать дату возврата)_
? подлинников документов для постоянного использования
? нотариально заверенных копий документов
? ксерокопий документов
? документов для ознакомления в помещении Архивной службы нужное указать
___________________________________________________________________________
Ф.И.О.; должность сотрудника
___________________________________________________________________________
наименование структурного подразделения,
1. _________________________________________________________________________;
указать заголовок, номер и дату документов
2. _________________________________________________________________________
Ответственность за надлежащее использование, учет, хранение и изготовление неучтенных копий документов принимаю на себя.

Наименование должности
Руководителя самостоятельного подразделения Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.
 
Приложение № 6
Форма Запроса о выдаче документов Архива
лист 2 (оборот)
Документы получены:

Наименование должности
сотрудника подразделения Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.

Документы выданы:

Архивист Подпись Расшифровка
"___" ____________________ 200__г.



Бизнес-справочник
цен на товары и услуги

Хотите разместить информацию и прайс Вашего предприятия на нашем сайте?

БЕСПЛАТНО!

Заявка на размещение




Новые прайс-листы

ООО "СтройПолимерКомплект"
г. Санкт-Петербург   76 поз.

ПКФ Торгсервисснаб
г. Екатеринбург   504 поз.

ООО "Ультрастрой"
г. Екатеринбург   5 поз.

ИП Михайлова
г. Тольятти   649 поз.

ТоргСервисСнаб
г. Екатеринбург   504 поз.

По всем вопросам обращайтесь: info@bizspr.ru

Полезная информация