карта сайта
Справочник товаров и цен
  Добавить фирму Добавить прайс




Полезная информация / Порядок оформления и оплаты служебных коман-дировок сотрудников Компании

Порядок оформления и оплаты служебных коман-дировок сотрудников Компании


ООО «ИК «»

 Введено в действие с
 "16" июля 2001 г.
Стандарт Компании
Порядок оформления и оплаты служебных коман-дировок сотрудников Компании

Версия 2.2
г. Москва
2001 г.
 
Предисловие
Разработано Взамен «Порядка оформления и оплаты служебных командировок сотрудников Компании» (Распоряжение от "17" мая 2001 г. № 66-Р)
Утверждено Распоряжение от "16" июля 2001 г. № 98-Р
Подразделение Управление консалтинга и WEB-технологий
Изменено Р-01-197 от 29.12.01 г. - Утверждена новая форма авансового отче-та
Р-02-122 от 5.06.02 г. - Об утверждении Служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении
Р-02-193 от 15.08.02 г. - Внесены изменения в п. 3.1. и в форму заявки
Р-03-34 от 07.02.03 г. - Внесены изменения в п. 3.3.4 в порядок подписания
Р-03-054/1 от 21.02.03 г. - Добавлено Приложение 6 «Список должностей сотрудников Компании, имеющих право на возмещение расходов по проезду в вагоне СВ и на воздушном транспорте по билету 1 (бизнес) класса при командировании по территории РФ,  в страны ближнего и дальнего зарубежья» - отменено
Р-03-058 от 27.02.03 г. - Внесены изменения в п.4
Р-03-220 от 09.07.03 г. - Отмена Распоряжения № 03-054/1-Р от 21.02.03 г. и утверждение нового Списка должностей сотрудников Компании, имеющих право на возмещение расходов по проезду в вагоне СВ и на воздушном транспорте по билету 1-го (бизнес) класса при командировании по территории РФ,  в страны ближнего и дальнего зарубежья
Р-04-008/3 от 16.01.04 г. – Внесены изменения во Введение, допол-нены пункты 3.2, 5 (подпункт 5.4), 6.1.1, Приложение № 1
Подразделение Управление делами
Оглавление
1. Введение 3
2. Общие положения 3
3. Оформление командировок по РФ. 3
4. Оформление зарубежных командировок 5
5. Расходы, возмещаемые Компанией командируемому 6
6. Оформление отчетных документов по командировкам 6

 
1. Введение
1.1 Настоящий документ регламентирует порядок оформления документов при направлении сотрудников ООО «ИК » (далее -Компания) в служебные командировки и оплаты командировочных расходов.
1.2 Нормативные ссылки
? Порядок предоставления и возмещения представительских и иных видов расходов со-трудникам ООО ИК «» (Версия 1.0), утвержденный распоряжением №66 от 17.05.2001.
? Распоряжение № 59 от 26.04.2001 «О полномочиях», с изменениями, внесенными распо-ряжением №65 от 16.05.2001.
? Ф Заявка на оформление командировки (Форма).
? Ф Авансовый отчет (Форма).
? Ф Задание-отчет о командировке (Форма).
1.3 Основные определения:
? Компания - ООО ИК "".
? Руководство Компании – Президент, Вице-президенты.
? Служебные командировки подразделяются на:
? командировки по Российской Федерации;
? зарубежные командировки.
? Командировочные расходы. К командировочным расходам относятся расходы по проез-ду к месту командирования и обратно, расходы по найму жилого помещения, суточные.
? Представительские расходы. См. Порядок предоставления и возмещения представи-тельских и иных видов расходов сотрудникам ООО ИК «»
? Прочие расходы. См. Порядок предоставления и возмещения представительских и иных видов расходов сотрудникам ООО ИК «».
? Подтверждающие документы — оригиналы документов, отражающие произведенные расходы (квитанции, счета, билеты и т.п.) .
? Ответственный сотрудник – сотрудник Управления делами, уполномоченный оформ-лять командировочные документы .
? Уполномоченное лицо — должностное лицо, правомочное подписывать Указание о ко-мандировании (далее — распорядительный документ) штатных сотрудников Компании.
? Распорядительный документ о командировании – (далее- распорядительный документ) – распоряжение – в случае командирования сотрудников за рубеж, указание – в случае командирования по территории РФ (Приложение 1).
2. Общие положения
2.1 Перечень полномочий по командированию сотрудников определяется действующим Регламентом Компании.
2.2 Формы и шаблоны, заполняемых при командировании документов располагаются на общем сетевом ресурсе в папке «Информация/Регламентирующие документы/Формы и шаб-лоны».
2.3 Список должностей сотрудников Компании, имеющих право на возмещение расходов по проезду в вагоне СВ и на воздушном транспорте по билету 1 (бизнес) класса при командировании по территории РФ,  в страны ближнего и дальнего зарубежья указан в Приложении № 6.
3. Оформление командировок по РФ.
3.1 Для оформления документов, необходимых для командирования соотрудника, руководитель подразделения направляет в Управление корпоративных финансов (финансовому менеджеру соответствующего проекта) Заявку в электронном виде (Ф Заявка на оформление командировки), в случае, если командируемый сотрудник является членом (руководителем) группы по проекту, Заявка направляется с  подтверждением согласования руководителем подразделения и руководителем проекта.
3.1.1 Заявка направляется с учетом сроков, необходимых для оформления командировочных документов.
3.2 В Заявке указывается :
? ФИО, должность командируемого;
? Место и длительность командировки;
? Цель командировки;
? Наименование проекта/мероприятия, в рамках бюджета которого планируются команди-ровочные расходы
? Наименование договора – основания для командирования (в случае наличия такового);
? Предполагаемый размер командировочных расходов;
? Дата окончания отпуска, в случае, если отпуск следует за окончанием командировки.
3.2.1 Финансовый менеджер в течение 1 рабочего дня рассматривает Заявку на командиро-вание, проверяет наличие проекта, указание источника финансирования, подтверждает наличие средств (согласует Заявку) и направляет подтверждение в УД (для оформления командировочных документов), менеджеру проекта.
3.3 Управление делами:
3.3.1 Подтверждает возможность оформления командировки в требуемые сроки и направля-ет заявку на командирование в Бухгалтерию.
3.3.2 готовит распорядительный документ о командировании. В документе указывается цель, место и срок командировки, а также ФИО и должность командируемого(ых);
3.3.3 оформляет командировочное удостоверение (в случае командирования по РФ). Со-ставляется в бумажной форме, выдаваемой ответственным сотрудником УД. Указывается:
? кому выдано (ФИО);
? должность;
? куда командируется (пункт назначения);
? срок командировки (количество календарных дней);
? паспортные данные командируемого;
? цель командировки:
? с производственной необходимостью – если оформляется командирование в региональные подразделения Компании;
? указывается другая цель – ссылка на договор, приглашение принимающей сто-роны и пр., в случае, если оформляется командирование в иные юридические лица.
3.3.4 подписывает командировочное удостоверение у руководителя – куратора данного подразделения, имеющего полномочия на подписание данного документа. В случае его отсутствия, документ может быть подписан у Исполнительного директора.
3.3.5 регистрирует командировочное удостоверение.
3.3.6 передает комплект документов на подпись Президенту (вице-президенту) в соответст-вии с утвержденными полномочиями.
3.3.7 после подписания Президентом (вице-президентом) регистрирует распорядительный документ и передает командировочное удостоверение сотруднику.
3.4 Оформляет проездные документы (при необходимости).
3.5 Бухгалтерия в течение 1 рабочего дня на основании информации от Управления делами:
? проверяет отсутствие задолженности по предыдущим командировкам .
? при отсутствии наличия необходимой суммы в кассе Бухгалтерия осуществляет заказ де-нежных средств в обслуживающем Банке .
? осуществляет расчет командировочных расходов (далее – расчет). Сотрудник Бухгалтерии подписывает Расчет .
? на указанную в Расчете сумму бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер для по-лучения командируемым в кассе денежных средств (аванса) на командировочные расхо-ды.
3.6 Командируемый сотрудник:
?  получает в Бухгалтерии денежные средства;
4. Оформление зарубежных командировок
4.1 Командируемый сотрудник обязан предварительно получить согласие курирующего Вице-президента, Президента (для подразделений, подчиненных Президенту) на зарубежную командировку путем направления ему руководителем самостоятельного подразделения слу-жебной записки с обоснованием необходимости командирования сотрудника, описанием поставленных задач и целей, ожидаемого эффекта от командировки для Компании, указанием источника финансирования.
После согласования курирующим Вице-президентом (Президентом) служебной записки она предоставляется в Управление делами.
4.2 В случае командировки по приглашению фирмы-партнера командируемый сотрудник к распорядительному документу прилагает копию приглашения от фирмы-партнера (прини-мающей стороны), в котором указаны официальные реквизиты принимающей организации. Если приглашение составлено на иностранном языке, то к нему прилагается перевод на рус-ский язык.
4.3 Для оформления выездных виз командируемый сотрудник передает в Управление дела-ми следующие документы:
? заявку на имя Управляющего делами;
? оригинал приглашения от фирмы-партнера;
? общегражданский заграничный паспорт;
? фотографии размером 4х6 в количестве 3 штук (без уголка).
4.3.1 Перечисленные документы предоставляются в соответствии со сроками, установлен-ными консульскими отделами посольств иностранных государств и Департаментом Кон-сульской службы МИД.
4.4 Дальнейший порядок оформления командировки производится в соответствии с п.п.3.3-3.8.
5. Расходы, возмещаемые Компанией командируемому
5.1 Расходы возмещаются командируемому только при наличии у него подтверждающих документов.
5.2 Командируемому сотруднику возмещаются перечисленные ниже виды расходов:
? Расходы по проезду к месту командирования и обратно.
? Расходы по найму жилого помещения Суммы за питание, включенные в счета за наем жи-лого помещения, возмещению не подлежат. Включенные же в счета суммы за такие услу-ги, как телевизор, холодильник и т.п., возмещаются при условии не превышения общей суммы счета установленных норм за наем жилого помещения. Суммы за оплату телефон-ных переговоров возмещаются только при наличии Счета с соответствующей расшифров-кой.
? Суточные.
5.3 При командировании сотрудника Компании за границу Российской Федерации суточные выплачиваются:
? при проезде по территории РФ — в рублях; по нормам, установленным при командиров-ках в пределах РФ,
? при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валю-те, по нормам, установленным для выплаты в стране, в которую направляется сотрудник.
5.4 При командировании сотрудника Компании за границу Российской Федерации с разре-шения Президента ему может возмещаться стоимость оформления загранпаспорта.
6. Оформление отчетных документов по командировкам
6.1 Оформление "Отчета о командировке".
6.1.1 В течение 3 дней после возвращения из командировки или отпуска, если он следовал за командировкой,  Сотрудник обязан оформить:
? Отчет о командировке (Ф Задание-отчет о командировке), в котором указывается сте-пень выполнения целей командировки и полученные результаты;
? Отчет по произведенным представительским расходам с указанием даты, места, про-граммы проведения, участников деловой встречи и общей величины расходов
6.1.2 Отчет о командировке и Отчет по представительским расходам предоставляется в электронном виде уполномоченному лицу, подписавшему распорядительный документ о командировании. Отчет о командировке визируется руководителем подразделения. Хранится в Управлении делами. Копия Отчета хранится в подразделении у сотрудника.
6.2 Оформление авансового отчета
6.2.1 В течение 1 дня после возвращения командировки Сотрудник обязан предоставить в Управление делами все документы, подтверждающие командировочные расходы, для оформления авансового отчета.
6.2.2 В случае представления подтверждающих документов, удостоверяющих произведен-ные расходы на иностранном языке, УД осуществляет перевод данного документа на рус-ский язык.
6.2.3 В течение 2-х дней после получения подтверждающих документов Ответственный сотрудник оформляет Авансовый отчет (Ф Авансовый отчет) - об израсходованных в связи с командировкой суммах. Авансовый отчет визирует руководитель подразделения и Сотруд-ник.
6.2.4 Оформленный и подписанный Сотрудником и руководителем подразделения Авансо-вый отчет представляется Ответственным сотрудником в Бухгалтерию. К отчету в обяза-тельном порядке прилагаются командировочное удостоверение и оригиналы всех подтвер-ждающих документов (счета, квитанции, прочие документы об оплате указанных расходов). Авансовый отчет хранится в Бухгалтерии.
6.3 Действия сотрудников Бухгалтерии.
6.3.1 По получении авансового отчета бухгалтер проверяет правильность заполнения его необходимых реквизитов, их соответствие приложенным подтверждающим документам и отметкам в командировочном удостоверении, заполняет остальные реквизиты авансового отчета, проставляет дату его представления в бухгалтерию, визирует Авансовый отчет.
6.3.2 Фактический срок командировки определяется по датам, указанным в командировоч-ном удостоверении и определенным распорядительным документом (время пребывания за границей — по отметкам в загранпаспорте).
6.3.3 На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер выписывает (при необхо-димости) приходный кассовый ордер для внесения в кассу прибывшим из командировки сотрудником остатка неизрасходованных (неподтвержденных) денежных средств.
6.3.4 В случае, если командируемым был допущен перерасход, подтвержденный докумен-тально (целесообразность произведенных расходов подтверждает руководитель самостоя-тельного подразделения — делает соответствующую отметку в авансовом отчете), бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер для получения командируемым возмещения произ-веденных расходов. (Оформление кассовых ордеров осуществляется в соответствии с дейст-вующим в Компании порядком).
6.3.5 При задержке более чем на 3 рабочих дня (без уважительных причин -болезнь, отпуск) предоставления сотрудником Компании, прибывшим из командировки, авансового отчета и/или задержке более чем на 3 рабочих дня (без уважительных причин — болезнь, отпуск) после утверждения авансового отчета внесения им в кассу неизрасходованного остатка под-отчетных сумм, бухгалтер, ответственный за оформление командировок, направляет инфор-мацию (Приложение 2) за подписью Главного бухгалтера об удержании суммы с подотчет-ного лица на имя начальника УКФ.
6.3.6 Начальник УКФ визирует документ с резолюцией: «Удержать сумму из заработной платы». Данная информация направляется Уполномоченному лицу, подписавшему распоря-дительный документ о командировании.
 
 
Приложение №1
Образец распорядительного документа о командировании
На одном листе
 
О командировании

1. Командировать <ФИО, должность, подразделение, табельный №> в <страна, город, орга-низация> сроком<дата начала и окончания командировки и количество календарных дней> для <цель командировки> за счет средств <источник финансирования> с после-дующим предоставлением отпуска сроком до <дата>.
2. На период отсутствия <ФИО, должность> с <дата> по <дата> возложить его обязанности на <ФИО, должность>.
3. Предоставить <ФИО, должность замещающего> право подписи в пределах распоряжений, предоставляющих право подписи <ФИО, должность замещаемого>.
4. Поручить Бухгалтерии:
? оплатить транспортные расходы, суточные, стоимость проживания в гостинице по дейст-вующим нормативам;
? выдать под отчет <ФИО, командируемого> денежные средства на командировочные рас-ходы установленным порядком.
5. Поручить Управления делами  довести настоящее <распоряжение/ указание> до сведения сотрудников согласно прилагаемому листу рассылки.
6. Возложить контроль за исполнением настоящего <распоряжения/ указания> на <контро-лирующий орган>.

 


<Утверждающее лицо>


Основание 
командировочное удостоверение № ______ от__________
С распоряжением (указанием) ознакомлен 
   подпись командируемого, дата


 
Приложение №2
Информация об удержании суммы с подотчетного лица
На одном листе
 
       Кому    
           
        (ФИО, должность)

 

  не представлен
   (ФИО, должность)
авансовый отчет об израсходованных суммах в связи с командированием его в
 
      (город, страна)
 Срок окончания командировки  .
 Аванс получен «___» ______________ 199__ года в сумме
 .
 Прошу Вашего разрешения об удержании указанной суммы из его заработной платы.


Подпись  

«___» ___________ 200_ года
 
Приложение № 6
Список должностей сотрудников Компании,
имеющих право на возмещение расходов
по проезду в вагоне СВ и на воздушном транспорте по билету 1 (бизнес) класса
 при командировании по территории РФ,  в страны ближнего и дальнего зарубежья

 
Список должностей сотрудников Компании,
имеющих право на возмещение расходов по проезду в вагоне СВ и на воздушном транспорте по билету 1 (бизнес) класса при командировании по территории РФ,  в страны ближнего и дальнего зарубежья
Категория сотрудников Авиабилеты Железнодо-рожные би-леты
? Президент
? Председатель Совета директоров 1-й класс («F») Российской или зарубежной авиакомпании СВ
? Первый Вице-президент по производственно-техническому развитию
? Вице-президент по развитию бизнеса
? Вице-президент по системной интеграции
? Вице-президент по финансам
? Вице-президент по региональной политике
? Вице-президент по безопасности - начальник службы
? Исполнительный директор
? Вице-президент
? Начальник Службы Систем корпоративного управления
? Советник  Бизнес-класс («С»)
Российской или
зарубежной авиакомпании СВ
? Главный бухгалтер-начальник Управления
? Финансовый директор
? Директор Дирекции корпоративного марке-тинга
? Директор Коммерческой дирекции
? Директор Дирекции Административно-хозяйственного обеспечения
? Начальник Управления по региональной политике
? Начальник Службы внутреннего контроля
? Директор Дирекции сервиса ИТ
? Технический директор по системной инте-грации
? Директор Дирекции систем автоматизации розничных продаж
? Директор Дирекции по развитию бизнеса
? Директор Дирекции автоматизации техноло-гических процессов
? Директор Дирекции управляющих и инфор-мационных систем в нефтепереработке
? Директор Дирекции консалтинга, методоло-гии и создания ПОИС
? Директор Дирекции систем управления
? Директор Дирекции сетевых и телекоммуни-кационных систем
? Директор Дирекции ИТ в разведке и добыче нефти
? Директор Дирекции технологий информаци-онной безопасности
? Директор Дирекции автоматизации добычи и переработки газа эконом-класс («Y»)
Российской или
зарубежной авиакомпании СВ

 

 



Бизнес-справочник
цен на товары и услуги

Хотите разместить информацию и прайс Вашего предприятия на нашем сайте?

БЕСПЛАТНО!

Заявка на размещение




Новые прайс-листы

ООО "СтройПолимерКомплект"
г. Санкт-Петербург   76 поз.

ПКФ Торгсервисснаб
г. Екатеринбург   504 поз.

ООО "Ультрастрой"
г. Екатеринбург   5 поз.

ИП Михайлова
г. Тольятти   649 поз.

ТоргСервисСнаб
г. Екатеринбург   504 поз.

По всем вопросам обращайтесь: info@bizspr.ru

Полезная информация